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Pour s’adapter aux besoins qui varient d’une entreprise, les fournisseurs de machines à affranchir proposent un vaste choix de machines à affranchir. Les nombreux modèles de machines à affranchir se classent selon trois catégories :

  • tpMAc (Très Petite Machine à Affranchir)
  • pMAc (Petite Machine à Affranchir)
  • MAi (Machine à Affranchir Intelligente)

Pour savoir vers quelle machine à affranchir vous diriger, il vous faut d’abord établir au préalable précisément vos problématiques et nécessités en termes d’envois postaux.

 

La quantité de courrier envoyée quotidiennement.

Généralement, les trois catégories principales de courriers correspondent à un volume de courrier : la tpMAc pour un nombre inférieur à trente de plis envoyés par jour, la pMAc pour entre trente et deux cents plis par jours et la Mai pour les envois quotidiens supérieurs à deux cents, alant jusqu’àà plusieurs milliers.  Cet indicateur vous aiguillera dans le choix de votre machine à affranchir.

Toutefois,  chacun de ces types de machines existe également en modèle à plus ou moins grande capacité, ce qui vous permet une liberté totale dans le choix de la machine, si l’une spécifiquement vous convenait plus qu’une autre.

 

Le type et conditions de courrier à envoyer

Compte tenu de votre activité, vous êtes amenés à envoyer aussi bien des lettres que des colis de plus ou moins grande envergure, destinés à la France ou à l’étranger. Selon le type de pli, il vous faut définir aussi le ou les produits postaux dont vous aurez besoin (lettre verte, recommandée,  colissimo, etc.)

 

Le nombre de compte utilisateurs d’une machine à affranchir

Vos collaborateurs et collègues seront plus ou moins nombreux à utiliser la machine à affranchir. Créer un compte utilisateur par personne permet de classer les courriers qu’elle traitera et de maîtriser la consommation postale de chacun des intervenants. Vous pouvez choisir de créer des comptes utilisateurs individuels ou bien des comptes de groupes d’utilisateurs, destinés par exemple à un service en particulier de votre entreprise ou organisme (comptabilité, logistique, ressources humaines, informatique, etc.). La machine à affranchir permet la création de plus de cents comptes selon le modèle

 

Le nombre de flammes publicitaire pour l’affranchissement

Vous souhaitez apposer votre propre flamme publicitaire ? Ou bien en apposer pour le compte de vos clients ? Les machines à affranchir offrent la possibilité d’inclure plusieurs flammes publicitaires par courrier, en fonction des facturations supplémentaires par la Poste pour chaque flamme ajoutée.

Ou, si vous n’en souhaitez point, vous pouvez bien sûr affranchir sans ajouter de flamme publicitaire.

 

Le type de balance

Les machines à affranchir possèdent dans la plupart des cas une balance intégrée afin d’éviter les risques de sur-affranchissement causant peu à peu de légères pertes.

Il existe deux types de balances : l’une classique et l’autre proposant la technologie Pesée au Passage (PAP) via une balance dynamique qui rend l’étape de pesée du courrier beaucoup plus fluide et rapide. Ce type de balance est idéal si vous avez une quantité conséquente de courrier à expédier jour par jour et réduit considérablement le temps d’affranchissement d’un courrier.

 

Les matériels complémentaires éventuels

Certaines machines à affranchir proposent des matériels complémentaires tels que qu’un système de mise sous pli intégré (au lieu d’une machine de mise sous pli séparée),  un outil de remplissage des enveloppes, une alimentation automatique.

 

Vos moyens financiers

Récapitulez le budget que vous allouez mensuellement pour toutes les tâches d’affranchissement de courrier et estimez l’économie que vous pourrez réaliser en vous munissant d’une machine à affranchir. En fonction de toutes ces données,  vous pourrez sélectionner le modèle de machine à affranchir qui vous conviendront parmi toutes les gammes variées de machine à affranchir.

 

Une fois l’ensemble de vos nécessités bien calibré, vous pouvez comparer les différentes machines à affranchir et leurs options pour choisir celle qu’il vous faudra.

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